Records Management & Life Cycle Management

Betriebe aller Art – unabhängig von Branche, Grösse, geografischer Lage – unternehmen grosse Anstrengungen, ihre geschäftsrelevanten Informationen (=Records) zu strukturieren, verfügbar zu machen, zu sichern und zu gegebener Zeit kontrolliert zu vernichten.

Nicht nur die Unternehmen selbst wollen ihr Wissen pflegen und bewahren, sondern auch diverse externe Interessen (Öffentliche Verwaltung, Zulassungsbehörden, Pensionskassen, Justiz, Qualitätsbeauftragte u.a.) verlangen die Einhaltung von verschiedenen Standards – Compliance –, Zugang oder Auskunft über einzelne Informationen, ganze Datenbestände oder sogar die Offenlegung sämtlicher „Bücher“. Dabei entstehen beachtliche finanzielle Belastungen.

Die Records liegen heute in den verschiedensten Formaten vor. Unabhängig ob in elektronischer oder physischer Form, die Informationen sollen effizient, sicher und leicht bewirtschaftet werden können. Hybride Datenhaltung ist ein zentrales Thema. Hohe Verfügbarkeit dank globaler Infrastruktur, Beständigkeit und Integrität über lange Aufbewahrungszeiten und wohlüberlegtes Vorgehen nach klaren normativen und rechtlichen Vorgaben sind die Grundlagen einer effektiven Informationsbewirtschaftung!

Teuere Realität:

Wie schnell finden Sie die gewünschten Daten in Ihren Archiven oder auf den verschiedenen Drives Ihrer EDV?

Zu schaffen machen massive Datendumps, also die unstrukturierte Ablage von vielen Laufmetern physischer Dokumente und von vielen Giga/Terrabites elektronischer Records.

Es fehlt an definierter Taxonomie, sauber strukturierten Klassifikationen (Ordnungssysteme, Filepläne), Übersichten von konkreten Aufbewahrungsfristen, klaren Verantwortlichkeiten (wem gehören die Records) und effizienten Records-Management-Prozessen.

Aktive Records und Altdaten vermischen sich in der Arbeitslandschaft.

Grund ist Unwissenheit, Fehlinterpretation (z.B.: archivieren = backupen) und Wegrationalisierung von Fachkräften im Archivbereich. Die Verantwortungsverlagerung in die IT ist öfters ein weiterer Grund für ein mehrheitlich schlecht organisiertes Records Management. Logik und Technik sind nicht dasselbe.

All diese Aspekte führen zu Ineffizienz, Erhöhung des Risikos und zu enormen internen (meist nur teilweise wahrgenommenen) Kosten.

Das Einsparungspotential während dem Lebenszyklus einer Information ist enorm, wenn man bedenkt, dass:

• bis zu 90% der physisch und elektronisch abgelegten Daten nicht zu einem Masterdossier gehören und somit Non-Records oder Schattenserien sind
  
  
• die Suche nach Records täglich bis zu 20% der Arbeitszeit/MitarbeiterIn beansprucht
  
  
• unterlassene Reorganisationen in Verwaltungen Unmengen von Ressourcen verschlingen
  
  

• nicht vorhandene RM-Prozesse dazu führen, dass Records erst nach Jahren in die Taxonomie eingebettet werden und dann ein Vielfaches an Kosten generieren
  
  
• selten zeitgerecht und gesetzeskonform vernichtet wird

Investitionsrechtfertigung:

Geht es um Datendesign, so müssen wir uns mit der Dossierbildung auseinandersetzen. Das Dossier ist das Kernthema für moderne Datenhaltung. Nur über die Dossierbildung lassen sich die riesigen Redundanzen (Datenflut) in den Griff bekommen.

Die Sispace AG bringt Dynamik und smarte Lösungen in dieses Unbehagen. Wir sind im Stande, leane Daten-Strukturen in Betrieben zu designen, umzusetzen und die Belegschaft zu schulen. Dies führt zu einer enormen Effizienzsteigerung. Unsere Fachleute garantieren einen modernen Datendesign, der sowohl retrospektiv, synchron, wie auch prospektiv akkurat die Businessprozesse mit den Records Management-Prozessen verbindet.

Die externen Rahmenbedingungen sind heute besser denn je: Sowohl die Gesetzgebung und Durchführungsbestimmungen (s. OR/GeBüV), Compliance (Standards und Best Practices in allen Sektoren), SW-Hersteller (DMS/RMS) wie auch die Ausbildung (Universitäten, Fachhochschulen und div. Lehrgänge) bieten den Unternehmen klare Voraussetzungen, Hilfen und Werkzeuge.

Unsere Lösungen bauen die Komplexität im Arbeitsalltag ab, sorgen für Sicherheit und steigern die Effizienz.

Zukunftsgerichteter Datendesign:

Ziel des Records Managements ist: Aufräumen und verwalten in sämtlichen Informationslandschaften Ihres Unternehmens, elektronisch und physisch.

Aufräumen der Vergangenheit soll so effizient und modern wie möglich gestaltet werden, wobei grosse Rückstände an Archiveinheiten in die neue RM-Landschaft transferiert werden können.

Aufgeräumt das Daily Business bestreiten bedingt eine Integration der RM-Prozesse in die Businessprozesse und eine permanente Einbeziehung der Belegschaft.

Aufgeräumt in die Zukunft gehen bedeutet eine moderne hybride RM-Umgebung zu unterhalten, welche elektronische verwaltet wird.

Dossierbildung, Datenredundanz, Lebenszyklus, Findmittel, Compliance....

Moderne Unternehmen wie auch Verwaltungen machen sich Gedanken über ihre Informationsbewirtschaftung.

Wie Sie es machen liegt bei Ihnen - wir helfen Ihnen gerne dabei.

Die Sispace-Lösung: Entstanden aus Kundenbedürfnissen, Fachwissen und globalen RM-Vorgaben

Was ist Records Management & Life Cycle Management?

Records Management befasst sich mit der Regelung, Umsetzung und Kontrolle von geschäftsrelevanten Informationen (physisch und elektronische), so genannten "Records".

Records Management sichert:

• die Benutzbarkeit von gesellschaftsrelevanten Informationen im Betriebsalltag
• den effektiven und effizienten gesamtorganisatorischen Informationszugang (räumlich)
• das Lebenszyklus-Management (Zeitablauf)

Records Management hilft:

• die Compliance (Übereinstimmung und Erfüllung rechtlicher und regulativer Vorgaben) zu sichern
• Glaubwürdigkeit in der Öffentlichkeit herzustellen

Mit Hilfe von Records Management-Lösungen wird die Durchsetzung von Geschäftsprozessen über den Lebenszyklus hinweg von der Erstellung über die Bereitstellung bis zur Löschung und Vernichtung der Records standardisiert und automatisiert.

Die Anforderungen bei der Archivierung von Dokumenten, Plänen, Laborproben oder auch Produktionsbelegen sind in den letzten Jahren stark gestiegen. Internationale Haftungsklagen, verschärfte Gesetzesvorschriften und eine Vielzahl neuer Speichermedien und Datenträger veranlassen Unternehmen dazu, vermehrt in ihr Records Management & die Governance zu investieren.