Archivkonversion

Was bedeutet Effizienz?

Die Sispace AG konzentriert sich bei ihren Archiv-Konversion neben der verbindlichen Datenarchitektur vor allem auf die Effizienz. Durchschnittlich wird pro Verzeichniseinheit, welche erfasst wird, mit 3-5 Minuten gerechnet. Diese Zeit beinhaltet dann den kompletten Arbeitsablauf vom Auspacken ->Indexieren->Erfassen->Qualitätssicherung->Verpacken->Ablegen

Wie entsteht diese Effizienz?

Für die Bearbeitung mit einer solchen Effizienz muss zuerst eine klare Records Management-Struktur gebildet werden. Darin enthalten sind die klaren Fileplans an die die Retetion Schedules angehängt werden. Damit auf einem solch hohen Arbeitstempo exakt gearbeitet werden kann, wird eine Erfassungstrasse gebildet.

Wie genau funktioniert der Arbeitsprozess?

Eine Erfassungsstrasse wird von 3 Personen besetzt. Jeder einzelne bearbeitet das gleiche Record zu seinem Arbeitsteilschritt. Die erste Person avorisiert das Material gibt es direkt an die zweite Person weiter die dasselbe Material dann in einer spezifisch für Kunden angepasste Datenbank eingibt. Wenn das Material in der Datenbank gespeichert ist, wird es von der dritten Person mit einem ein-eindeutigen Label versehen und in eine SiBox verpackt.

Was geschieht mit den Daten wenn der Arbeitsprozess beendet ist?

Auch wenn auf einem sehr hohen Arbeitstempo gearbeitet wird, kann sichergestellt werden, dass das erfasste Material innert kürzester Zeit wieder auffindbar ist. Ist das Material verpackt und mit einem ein-eindeutigen Label versehen wird es in ein Lager onsite(beim Kunden) oder offsite (in einem K2 bzw. K0 zertifizierten Lager der Sispace) abgelegt. Es entstehen gut aufgeräumte und übersichtliche Recordsmanagement-Landschaften. Die Kosten der Implementierung zahlen sich durch Effizienzsteigerung und Datensicherheit aus.